¡No
encuentro el archivo!
«No
encuentro el archivo.» «¿Dónde guardé el modelo que tenía en Word?» «¿Dónde
está la planilla de Excel?» «¡Tengo que hacer una limpieza en esta computadora!»
¿Cuántas
veces nos pasó, sentados frente a la computadora, no poder encontrar lo que
buscamos… entre nuestros propios archivos? Seguro que muchas. Y si su
herramienta de trabajo es la computadora, ya sea personal o del trabajo,
seguramente tendrán cientos o miles de
archivos y carpetas que saben que están ahí, pero cuando llega el momento
de encontrarlos parecen haberse movido de lugar. Como si una mano misteriosa
cambiara los documentos de carpeta mientras dormimos.
Organizarse
es fundamental para lograr una productividad
óptima en el trabajo y el estudio. Así como es más cómodo trabajar en un
escritorio limpio, ordenado, con papeles en su lugar y sin varias tazas de café
de días anteriores, tener la computadora ordenada es sumamente útil y ahorra tiempo.
No
todos tenemos la misma forma de organizarnos y de guardar las cosas. Pero sí
podemos tomar en cuenta algunos consejos a la hora de decidir ser más
organizados.
Por
ejemplo, si trabajamos con fechas de
entrega, es muy útil tener carpetas tituladas con la fecha de entrega del
trabajo. Así, cuando vamos creando nuevas carpetas, siempre con el número de
fecha, se van ordenando automáticamente. Es muy práctico colocar primero
el año, luego el mes y luego el día. Así sabemos que durante el mes 11, tenemos que
mirar los dos últimos dígitos de cada carpeta para saber qué día es la fecha de
entrega. Y les podemos asegurar que el cerebro se acostumbra rapídisimo.
Si
tenemos varios clientes, o si estamos en la facultad y cursamos varias
materias, podemos tener carpetas organizadas por el nombre del cliente o
materia. Pero, ¿qué pasa cuando el cliente nos manda varias versiones del mismo archivo? ¿O cuando estoy haciendo un
trabajo y voy guardando varias versiones en diferentes documentos? En estos
casos, lo más útil podría ser nombrar los archivos por versiones; así como
entendemos que la última versión de una aplicación para el celular es la 8.0 y
una mejora posterior que no amerita cambio de versión será 8.1, con nuestros
archivos podemos hacer lo mismo. Y así sabremos cuál fue la última versión
guardada sobre la queremos seguir trabajando. Cuando trabajamos en grupo, esto
también resulta muy útil. De la misma manera, cuando estamos trabajando en
equipo y nos enviamos los archivos, resulta práctico colocar el nombre o las
iniciales del autor del documento y el número de versión o fecha. De esa forma,
será más práctico encontrar y no superponer o borrar documentos por error.
Existen,
además, algunas herramientas informáticas que nos permiten buscar entre
nuestros archivos porque, seamos sinceros, si alguno de ustedes es traductor
con varios años de ejercicio, sabrá muy bien que hay miles de archivos que se
pierden en la nebulosa de la computadora a pesar de que seamos organizados. Un
programa muy útil es DTSearch, que funciona como indexador de archivos y no
solo busca los archivos con el contenido que deseamos, sino que busca dentro de
ellos las frases o datos que precisemos.
Por
último, pero no menos importante, es recomendable hacer un backup periódico (y por periódico significa semanal o mensual)
del contenido de nuestra computadora. Tan solo piensen las complicaciones que
generaría perder algunos archivos. Mejor dedicarle unos minutos al backup, que meses a la recuperación de
archivos.
Organizarse
facilita el trabajo y el estudio. Y así tendremos más tiempo para nuestra vida
personal.
“Organize,
don't agonize.”
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